Etika Menelpon

Assalamualaikum Wr.WB.
Selamat pagi atau apalah pokoknya, Yang penting saya udah ngucapin selamat buat kalian entah pagi,siang,sore,malam,subuh,maupun tidur.(wkwk). ini postingan blog saya .  harap simak tulisan atau sedikit tips dan trick,pengetahuan untuk kalian semua. langsung saja , saya akan menulis tentang sebuah artikel yang berjudul "Etika Menelpon” langsung saja kita simak bareng-bareng..  oke!..

A.    Pengertian Etika

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata Latin ethicus yang berarti kebiasaan. Sesuatu dianggap etis atau baik, apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kenyataannya, banyak orang tertarik untuk mempelajari etika, sehingga terdapat pengertian lain tentang etika ialah sebagai suatu studi atau ilmu yang membicarakan perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dinilai baik dan mana pula yang dinilai buruk. Etika juga disebut ilmu normative, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) yang dapat digunakan sebagai acuan untuk menilai tingkah laku, apakah baik atau buruk. Dengan demikian etika diharapkan berperan untuk membuka wawasan tentang kebaikan dan keburukan atas tindakan seseorang. Courtland L. Bovee dan John V. Thill (Alih bahasa Doddi Prastuti, 2007: 31) mendefinisikan etika adalah prinsip perlaku yang mengatur seseorang atau sekelompok orang.

Orang yang tidak memiliki etika, melakukan apapun yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Orang-orang yang memiliki etika umumnya dapat dipercaya, adil, dan tidak memihak, menghargai orang lain, dan menunjukkan kepedulian terhadap dampak atas tindakannya di masyarakat. Seringkali orang mencampur aduk istilah etika dan etiket. Etika adalah cabang filsafat yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan moral atau kesusilaan. Sedang etiket ialah tata karma atau sopan santun. 

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain sehingga menimbulkan kesan bersahabat.

 Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa telepon adalah alat untuk berkomunikasi jarah jauh antara komunikator dengan komunikan karena tidak dapat bertatap muka atau bertemu secara langsung. Pesawat telepon ini bertugas mengubah suara orang menjadi sinyal-sinyal (tanda isyarat) listrik dan pada tempat yang dituju sinyal-sinyal listrik itu diubah menjadi getaran suara, sehingga dapat terdengar suara asal percakapan.

Berikut ini sikap dalam pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7c, yaitu:

a. Caring. Memperhatikan , mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.

b. Commited. Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.

c. Confident. Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.

d. Considerate. Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.

e. Controlled. Tidak terbawa emosi pada saat penelopon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.

f. Creative. Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.

g. Contagious. Bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.

 Penting dalam Etika Bertelepon

1.      Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita disarankan apabila telepon berbunyi, kita harus segera mengangkat telepon tersebut dan kita tidak boleh membiarkan telepon itu berbunyi terlalu lama. 

2.      Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon. Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang penelepon katakan. Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada pihak yang menelepon supaya tidak  terjadi kesalah-pahaman antara penelepon dengan kita dan supaya tidak timbul kesan acuh tak acuh.

3.      Berkata dengan sopan dan hangat. Saat menjawab pihak penelepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan hangat, supaya penelepon merasa nyaman dan dihargai saat berbicara dengan kita.

4.      Hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. Kita harus bisa memilih kata yang baik saat kita berbicara dengan penelepon supaya penelepon tidak merasa terhina  dengan apa yang kita katakan.

C.    Langkah-langkah dan Teknik Menelepon

1.      Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah sambung.

2.      Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin kita hubunggi tersebut.

3.      Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.

4.      Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa yang baik dan benar.

5.      Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. 

D.    Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon

1.      Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.

2.      Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.

3.      Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.

4.      Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

5.      Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan salam penutup dan segera tutup telepon.

E.    Hal-hal yang Tidak Boleh Dilakukan pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon

1.      Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh berbicara terlalu keras.

2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.

3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak terjadi kesalah-pahaman.

4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai membentak pihak lawan bicara.

5.      Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.

6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu terlalu lama.

Etika Berkomunikasi melalui Telepon untuk sekretaris

Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

• melatih suaranya agar enak didengar
• suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• ucapan yang jelas
• perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik

Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :

1. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon anda
3. Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
4. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
5. Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
7. Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
8. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
9. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
10. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11. Pakailah nama pembicara : "Selamat pagi, Bapak Falah ...".
12. Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
13. Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
14. Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
15. Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
16. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia, "Selamat pagi Pak Falah, terima kasih" atau "senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Tata Cara Menangani Telepon Masuk

• Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera meningkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
• Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
• Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Mahakam Trade". Hindari penggunaan kata "halo".
• Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
• Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
• Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
• Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Tata cara menangani telepon keluar

• Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
• Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
• Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
• Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
• Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.

Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :

1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
2. Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris.

Sekian yang dapat saya bagikan sob!...

Kurang lebihnya saya minta maaf  oke!... ;D 

Wassalamualaikum, Wr.Wb