Etika Menelpon

Assalamualaikum Wr.WB.
Selamat pagi atau apalah pokoknya, Yang penting saya udah ngucapin selamat buat kalian entah pagi,siang,sore,malam,subuh,maupun tidur.(wkwk). ini postingan blog saya .  harap simak tulisan atau sedikit tips dan trick,pengetahuan untuk kalian semua. langsung saja , saya akan menulis tentang sebuah artikel yang berjudul "Etika Menelpon” langsung saja kita simak bareng-bareng..  oke!..

A.    Pengertian Etika

Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata Latin ethicus yang berarti kebiasaan. Sesuatu dianggap etis atau baik, apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat. Kenyataannya, banyak orang tertarik untuk mempelajari etika, sehingga terdapat pengertian lain tentang etika ialah sebagai suatu studi atau ilmu yang membicarakan perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dinilai baik dan mana pula yang dinilai buruk. Etika juga disebut ilmu normative, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) yang dapat digunakan sebagai acuan untuk menilai tingkah laku, apakah baik atau buruk. Dengan demikian etika diharapkan berperan untuk membuka wawasan tentang kebaikan dan keburukan atas tindakan seseorang. Courtland L. Bovee dan John V. Thill (Alih bahasa Doddi Prastuti, 2007: 31) mendefinisikan etika adalah prinsip perlaku yang mengatur seseorang atau sekelompok orang.

Orang yang tidak memiliki etika, melakukan apapun yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Orang-orang yang memiliki etika umumnya dapat dipercaya, adil, dan tidak memihak, menghargai orang lain, dan menunjukkan kepedulian terhadap dampak atas tindakannya di masyarakat. Seringkali orang mencampur aduk istilah etika dan etiket. Etika adalah cabang filsafat yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan moral atau kesusilaan. Sedang etiket ialah tata karma atau sopan santun. 

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau menerima telepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas, ramah dan lain-lain sehingga menimbulkan kesan bersahabat.

 Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa telepon adalah alat untuk berkomunikasi jarah jauh antara komunikator dengan komunikan karena tidak dapat bertatap muka atau bertemu secara langsung. Pesawat telepon ini bertugas mengubah suara orang menjadi sinyal-sinyal (tanda isyarat) listrik dan pada tempat yang dituju sinyal-sinyal listrik itu diubah menjadi getaran suara, sehingga dapat terdengar suara asal percakapan.

Berikut ini sikap dalam pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7c, yaitu:

a. Caring. Memperhatikan , mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.

b. Commited. Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.

c. Confident. Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri.

d. Considerate. Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon.

e. Controlled. Tidak terbawa emosi pada saat penelopon mengungkapkan kekecewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.

f. Creative. Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.

g. Contagious. Bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada penelepon.

 Penting dalam Etika Bertelepon

1.      Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita disarankan apabila telepon berbunyi, kita harus segera mengangkat telepon tersebut dan kita tidak boleh membiarkan telepon itu berbunyi terlalu lama. 

2.      Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon. Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang penelepon katakan. Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada pihak yang menelepon supaya tidak  terjadi kesalah-pahaman antara penelepon dengan kita dan supaya tidak timbul kesan acuh tak acuh.

3.      Berkata dengan sopan dan hangat. Saat menjawab pihak penelepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan hangat, supaya penelepon merasa nyaman dan dihargai saat berbicara dengan kita.

4.      Hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. Kita harus bisa memilih kata yang baik saat kita berbicara dengan penelepon supaya penelepon tidak merasa terhina  dengan apa yang kita katakan.

C.    Langkah-langkah dan Teknik Menelepon

1.      Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah sambung.

2.      Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin kita hubunggi tersebut.

3.      Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.

4.      Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa yang baik dan benar.

5.      Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. 

D.    Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon

1.      Segera angakat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.

2.      Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.

3.      Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.

4.      Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.

5.      Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan salam penutup dan segera tutup telepon.

E.    Hal-hal yang Tidak Boleh Dilakukan pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon

1.      Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh berbicara terlalu keras.

2.      Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.

3.      Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak terjadi kesalah-pahaman.

4.      Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara kita tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai membentak pihak lawan bicara.

5.      Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.

6.      Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan. Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu terlalu lama.

Etika Berkomunikasi melalui Telepon untuk sekretaris

Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

• melatih suaranya agar enak didengar
• suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• ucapan yang jelas
• perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik

Etiket Menelpon yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, yaitu :

1. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2. Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon anda
3. Suara Anda mewakili pimpinan, sikap anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan anda.
4. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau anda yakin pengamanannya sempurna
5. Pembicaraan telepon jangan keras, karena akan mengganggu rekan kerja anda. Tetapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6. Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya.
7. Diwaktu menelepon jangan berbicara dengan orang ketiga.
8. Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapapun yang ikut mendengar.
9. Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya "mengerjakan" menjadi "ngerjakan".
10. Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11. Pakailah nama pembicara : "Selamat pagi, Bapak Falah ...".
12. Bertanya dengan baik : "Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara?", jangan "ini siapa?"
13. Jika pimpinan tidak ada, anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu).
14. Kita menjanjikan pimpinan akan menelepon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan.
15. Jangan berkata, : "tunggu sebentar", atau "tunggu" sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelepon kembali.
16. Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia, "Selamat pagi Pak Falah, terima kasih" atau "senang berbicara dengan Bapak, terima kasih". Tunggu pembicara mengucapkan "sampai bertemu lagi" lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Tata Cara Menangani Telepon Masuk

• Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera meningkat telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
• Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
• Menjawab telepon hendaknya dengan singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya "Selamat pagi PT. Mahakam Trade". Hindari penggunaan kata "halo".
• Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.
• Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
• Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
• Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

Tata cara menangani telepon keluar

• Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
• Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note.
• Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf.
• Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon.
• Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.

Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan "Lembar Pesan Telepon / Tamu". Hal-hal yang perlu dilakukan, yaitu :

1. mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan, dan tempat janji temu
2. Setelah mengisi "Lembar Pesan Telepon / Tamu", sekretaris harus meletakkan di tempatnya langsung dapat dilihat oleh pimpinan.
3. Apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada si penelepon.
4. Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja sekretaris.

Sekian yang dapat saya bagikan sob!...

Kurang lebihnya saya minta maaf  oke!... ;D 

Wassalamualaikum, Wr.Wb

KEARSIPAN

Assalamualaikum Wr.WB.
Selamat pagi atau apalah pokoknya, Yang penting saya udah ngucapin selamat buat kalian entah pagi,siang,sore,malam,subuh,maupun tidur.(wkwk). ini postingan blog pertama saya .  harap simak tulisan atau sedikit tips dan trick,pengetahuan untuk kalian semua. langsung saja , saya akan menulis tentang sebuah artikel yang berjudul "KEARSIPAN” langsung saja kita simak bareng-bareng..  oke!...

·         

Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1.1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

1.2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. 

3. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

3.1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman

c. Mikrofilm

d. Disket

e. Compact disk

f. Flast disk

3.3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo

b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji

d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

3.5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

3.7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

4. Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. penciptaan dan penerimaan warkat                          

2. Pengumpulan dan penerimaan warkat

3. pengendalian warkat

4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5. penyimpanan warkat/arsip

6. Pemusnahan arsip

5. Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip menurut para ahli:

5.1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:

a. Nilai Kegunaan Administrasi

Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.

b. Nilai Kegunaan Hukum

Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.

c. Nilai Kegunaan Keuangan

Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.

d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

e. Nilai Kegunaan Organisasi

Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.

f. Nilai Kegunaan Sejarah

Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.

g. Nilai Kegunaan Penelitian

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.

h. Nilai Kegunaan Penerangan

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.

5.2. Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:

a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa

b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses

c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah

d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

5.3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

a. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:

1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip

2) Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah

3) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut keuangan

4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.

b. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:

1) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.

2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

6. Jenis-Jenis Peralatan Kantor

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.

1.        Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.        Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.

3.        Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.

1.        Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:

1.   Tab,

Ialah menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

2.   Sekat atau Guide

Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.

–        Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)

–        Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.

Contoh pembuatan/penggunaansekat

*     Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).

*     Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).

*     Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)

2.        Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

 3.        Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:

–        Rol film

–        Ordner, dan lain-lain

4.        Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5.        Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a.             Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada uumumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b.             Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c.             Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d.             Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6.        Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

a.        Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b.        Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.

a.        Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

b.        Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)

Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi

7.        Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:

a.   Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi

b.   Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu

c.    Pape thickness = tebal media informasi

d.   File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.

e.    Access Room  = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file

8.        Stapler 

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.

Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a.        Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b.        Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c.        Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas

9.        Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.

a.        Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b.         Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c.         Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.

Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.

a.        Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b.        Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

10.        Numerator 

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.

a.        Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.        Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)  Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

Sekian yang dapat saya bagikan sob!...

Kurang lebihnya saya minta maaf  oke!... ;D 

Wassalamualaikum, Wr.Wb